Factura electrónica, ¿ Que tanto sabes al respecto ?
Es ante todo una factura, Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, sólo que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, que fuera de tener lugar a través de sistemas de cómputo o soluciones informáticas, permite el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
En Colombia el esquema de operación de la factura electrónica ha venido cambiando en los últimos años y ahora que se estableció su obligatoriedad por ley, es importante saber cómo y a través de qué método se debe poner en práctica su funcionamiento.
¿Cómo funciona?
Existen muchas personas que suelen creer que este modelo se trata de escanear las facturas en papel para luego enviarlas a través del correo electrónico. Por esta razón, es importante aclarar que se denomina como factura electrónica porque es generada por medios informáticos que se encargan de discriminar el tipo de información que esta contiene.
De las plataformas autorizadas por la DIAN, SAP Business One de la compañía Consensus S.A.S., ofrece un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas, documentos electrónicos con completa seguridad, trazabilidad y seguimiento, bajo el pleno cumplimiento de la normativa legal vigente.
En primer lugar, este software se encarga de validar que las personas que compren o vendan sean entes jurídicos legales en Colombia, que el número de la factura sea válido, que la liquidación o el cálculo de los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) esté hecho correctamente, y que la información que se esté generando desde el sistema de información sea consistente.
Reúne toda la información detallada de la factura a través de una estructura de datos lógica que debe contener el nombre del cliente, un número de teléfono, dirección, código del producto, valor unitario, y el valor de los impuestos.
Todo esto le da a la factura electrónica el mismo valor legal que tiene en papel. Por eso, cuando se habla de facturación electrónica, realmente se está hablando de facturas, notas crédito, y notas débito del proceso comercial en digital.
Luego de realizar el debido proceso de compilación y validación, éstas plataformas tecnológicas tienen un máximo de 48 horas para entregar toda la información consolidada a la DIAN. Con esto, se pretende facilitar la obtención en línea del reporte de todos los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) e ingresos que se están generando entre las empresas cuando todas estén interconectadas directamente.
Entre las ventajas que reciben las empresas al implementar la facturación electrónica están:
● Proceso inmediato de entrega de la factura: esto va a redundar en un mejor flujo de caja para todas las compañías, y un menor costo operativo.
● Acceso a un mercado financiero y de crédito: al tener todas las facturas aprobadas y aceptadas por los clientes se va a generar todo un esquema que ayudará también con el flujo de caja de las compañías.
● Disminución de costos de papel y almacenamiento físico de documentos.
● Seguridad total de la información y la disponibilidad de la misma, debido a la transparencia entre clientes y proveedores.
● Propiciar ambientes de colaboración electrónica entre clientes y proveedores.
Tener todo sistematizado y en línea, agilizará el proceso de contabilizar las facturas, la disminución del riesgo, y garantizar que los sistemas de contabilidad y de información, tanto del cliente como el proveedor, tengan la misma información.
¿Cómo se regula la facturación electrónica?
Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes están en la obligación de expedir la factura o cualquier documento que tenga las mismas características y conservar la copia, a pesar de que sean contribuyentes o no.
Existen pequeñas excepciones o aclaraciones, por ejemplo, en las salas de cine, el transporte, en los juegos de diversión y otros similares, la factura es el tiquete que se expide a cambio, pero no hace las veces de facturación electrónica. Tan solo es una factura por computador.
Características de la Factura Electrónica
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
¿Quiénes facturan electrónicamente?
De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de carácter general- por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.
Dato importante
El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.
¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?
Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes:
- A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
- O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
La factura electrónica es una realidad, sigue estas recomendaciones para todas las grandes, medianas y pequeñas empresas que desconocen el proceso.
1. No esperar hasta diciembre de este año para empezar a implementarla e impactar los modelos de negocio. Sin importar la fecha en que su empresa entre en vigencia, es mejor prepararse para la revisión y las pruebas con anticipación.
- 2. Asesorarse de personas que tengan la experiencia en la implementación de facturas electrónicas, es indispensable para que se garantice la adopción de la mejor práctica de negocio.
- No temerle a la tecnología, ya que esta siempre traerá grandes y mayores beneficios para las organizaciones.
Esperamos que este artículo proporcione un panorama más claro acerca de nuestro nuevo modelo de facturación.